- Wstęp
- Organizacja
Oferta SARTO obejmuje trzy etapy organizacyjne:
1. Przygotowanie spotkania:
- przygotowanie strony internetowej konferencji,
- udostępnienie internetowego systemu rejestracji uczestników konferencji, którego funkcjonalność obejmuje m.in.:
- rejestrację i zarządzanie uczestnikami,
- obsługę płatności i fakturowania,
- usługi informacyjne - mailingi z potwierdzeniami, przypomnieniami,
- drukowanie identyfikatorów i certyfikatów,
- dokonywanie rezerwacji i rozdziału miejsc hotelowych,
- przyjmowanie abstraktów, i recenzji,
- obsługę kart kredytowych i przelewów on-line,
- zarządzanie procesem budowy agendy,
- w przypadku konferencji z sesjami tematycznymi - tworzenie indywidualnych agend.
- projekt, skład i druk materiałów konferencyjnych:
- zaproszenia, listy przewodnie oraz koperty z nadrukami,
- programy konferencji,
- ankiety i certyfikaty,
- teczki, notesy, długopisy, torby oraz upominki,
- książki z materiałami merytorycznymi.
- wyprodukowanie indywidualnych kart zbliżeniowych pełniących rolę identyfikatora uczestnika konferencji,
- zakup smyczy ze wskazanymi logotypami oraz etui do kart identyfikacyjnych,
- realizacja mailingu z pakietem powitalnym, którego elementem będą karty zbliżeniowe,
- zaprojektowanie i realizacja zabudowy recepcji konferencyjnej.
2. Opieka podczas trwania imprezy:
- obsługa fotograficzna i filmowa konferencji wraz z przygotowaniem relacji filmowej o zadanym czasie trwania,
- zorganizowanie wideokonferencji,
- zaplanowanie i organizacja wieczornych atrakcji - koncertów, występów gwiazd, kabaretów, iluzjonistów, zespołów tanecznych, mimów, tancerek i innych wg uznania organizatorów,
- wykonanie mailingów elektronicznych i klasycznych wraz z projektami graficznymi, redagowaniem treści i wysyłką,
- uruchomienie recepcyjnego systemu rejestracji uczestników o następującej funkcjonalności:
- rejestracja przybywających gości,
- kontrola dostępu do sal konferencyjnych,
- kontrola dostępu do wybranych obszarów dla prasy, VIP-ów oraz Partnerów Biznesowych,
- raportowanie i listy osób w wybranych lokalizacjach i czasie.
- pełna obsługa logistyczna w czasie trwania konferencji:
- hostessy - obsługa recepcji, sal konferencyjnych i obszarów wydzielonych,
- rejestracja uprawnionych osób bez identyfikatorów,
- pakowanie i wydawanie materiałów konferencyjnych.
3. Usługi pokonferencyjne:
- wysyłka listów z podziękowaniami i materiałami konferencyjnymi, filmami na płytach CD/DVD,
- pakowanie i wysyłka materiałów pozostałych po konferencji,
- sporządzenie raportów, analiz, statystyk i rozliczeń finansowych.
Dysponujemy bogatym doświadczeniem, co w połączeniu z troską o każdy szczegół organizacyjny, gwarantuje perfekcyjną opiekę nad każdym eventem. Nasze usługi adresujemy do osób ceniących rzetelną i kompleksową obsługę realizowaną przez jednego podwykonawcę.
